Manajemen Perubahan - Menghadapi Perubahan yang Berkelanjutan

Menghadapi Perubahan yang Berkelanjutan
I. Ruang lingkup perubahan yang berkelanjutan
Perubahan dalam arti luas,adalah respon yang direncanakan atau tidak direncanakan untuk menghadapi tekanan dan membangun kekuatan.Kekuatan teknologi, ekonomi, social, politik telah menyebabkan organisasi atau perusahaan memodifikasi pekerjaan selama beberapa decade.Hal ini akan menjadi tidak realistis untuk menunjukkan adanya kesepakatan universal tentang besarnya, jangka waktu, dan implikasi dari kekuatan ini(Kumar, 2003:5).

Aradea dkk (2010:E-27) mengatakan bahwa Manajemen perubahan adalah serangkaian proses yang digunakan untuk memastikan bahwa perubahan strategis yang signifikan dalam organisasi dilakukan secara terkontrol dan sistematis, untuk mengatasi resistensi terhadap perubahan dalam rangka meningkatkan keterlibatan dan pencapaian tujuan organisasi untuk transformasi efektif.Pencapaian perubahan berkelanjutan dimulai dengan pemahaman yang jelas tentang keadaaan organisasi saat ini, diikuti dengan pelaksanaan strategi yang tepat dan ditargetkan.Perubahan adalah suatu yang sangat sulit untuk dihindari, karena perubahan didorong oleh kekuatan internal dan eksternal organisasi. Walaupun lingkungan suatu organisasi secara terus menerus mengalami perubahan, hal ini perlu adanya penilaian perubahan bagi siklus hidup organisasi. Hal ini berhubungan dan sangat tergantung pada bentuk organisasi.

Perubahan, menurut Lewin, terjadi karena munculnya tekanan-tekanan terhadap organisasi, individu, atau kelompok.Model yang ditemukan oleh Kurt Lewin ini merupakan suatu analisis kekuatan lapangan atau lingkungan internal dan eksternal organisasi.Ia lebih mengedepankan pertanyaan “mengapa” individu, kelompok, atau organisasi melakukan perubahan.Lewin menawarkan tiga langkah untuk melakukan perubahan organisasi, yaitu: Unfreezing, Changing, dan Refreezing.

a. Unfreezing yaitu suatu langkah penyadaran kepada semua pihak dalam organisasi tentang perluanya perubahan. Unfreezing akan dihadapkan dengan dilema atau disconfirmation, individu atau kelompok menjadi sadar akan kebutuhan untuk perubahan. Dalam langkah pertama ini lebih difokuskan pada individu atau kelompok yang menolak perubahan untuk diberikan pengertian dan harapan akan adanya perubahan yang akan dilaksanakan.

b. Changing yaitu suatu langkah nyata untuk memperkuat kekuatan pendorong (driving force) dan upaya memperlemah kekuatan penolak (resistences). Pada langkah ini diperlukan diagnosa dan model baru perilaku untuk dieksplorasi dan diuji. Pada langkah kedua ini mengandung suatu penawaran pilihan yang lebih jelas bagi kekuatan penolak.

c. Refreezing yaitu suatu langkah penerapan perilaku baru untuk dievaluasi dan jika memperkuat perubahan, maka perlu diadopsi. Langkah ini lebih menekankan adanya proses pembekuan, yaitu perilaku yang berhasil dirubah perlu didukung oleh adanya sistem reward dan dilakukan dengan menggunakan pendekatan kelompok kerja.

Perubahan organisasi adalah sebagai suatu disiplin perubahan perencanaan yang menekankan pada penerapan ilmu pengetahuan dan praktek keperilakuan untuk membantu organisasi-organisasi mencapai efektivitas yang lebih besar.

Perubahan di bagi menajadi dua yakni perubahan yang direncanakan dan perubahan yang tidak direncanakan.Perubahan yang direncanakan adalah kegiatan perubahan yang disengaja dan berorientasi tujuan.sementara perubahan yang tidak direncanakan adalah kegiatan perubahan yang tidak disengaja dan sifatnya hanya kebetulan saja.Untuk menghadapi perubahan yang tidak direncanakan tersebut oganisasi membutuhkan fleksibilitas yang luar biasa dan kemampuan organisasi dalam beradaptasi terhadap perubahan lingkungan(Robin,2003:47).Perubahan lingkungan binsis di lingkungan kediklatan yang seringkali tidak mampu diprediksi menuntut organisasi/perusahaan untuk mampu belajar dengan cepat,berinovasi secara berkelanjutan, menciptakan strategi baru, mendeteksi dengan trend, mmbuat keputusan yang tepat dan cepat dalam menangkap peluang bisnis(Mujarudin,2006:4).

Tujuan dari adanya perubahan disatu sisi untuk memperbaiki kemampuan organisasi dalam menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan dan di sisi lain, mengupayakan perubahan perilaku karyawan untuk meningkatkan produktivitasnya.Perubahan harus dilakukan secara hati-hati dengan mempertimbangkan berbagai hal agar manfaat yang ditimbulkan oleh perusahaan harus lebih besar daripada beban kerugian yang harus ditanggung.  

II. Apakah perusahaan mampu bersaing dengan adanya perubahan?
Menghadapi perubahan lingkungan bisnis yang sangat cepat, perusahaan didorong untuk melakukan penrbahan agar dapat berkembang dan bertahan dalam persaingan bisnis yang kompetitif. Dorongan untuk melakukan perubahan tersebut dapat berasal dari dalam organisasi maupun dari luar organisasi. Dorongan perubahan dari dalam organisasi adalah adanya permasalahan sumber daya manusia dan permasalahan manajerial. Permasalahan sumber daya manusia berasal dari persepsi karyawan tentang bagaimana mereka diperlakukan di tempat kerja, dan adanya ketidakpuasan kerja, yang biasanya berakibat pada menurunnya produktivitas, tingginya tingkat absensi dan perputaran pekerja. Permasalahan manajerial dalam organisasi meliputi konflik, kepemimpinan, maupun system pembayaran (reward system) dalam organisasi. Dorongan dari luar organisasi untuk merubah disebabkan adanya (1) perubahan pasar, (2) karakteristik demografis, (3) perkembangan teknologi informasi, (4) keadaanan sosial dan politik. Perubahan pasar dapat disebabkan karena terjadinya merger dan akuisi, resesi, maupun meningkatnya persaingan bisnis domestic dan intemasional. Perubahan karakteristik demografis umur pendidikan, tingkat ketrampilan, gender,dan imigrasi yang pada akhirnya menyebabkan tenaga kerja yang ada semakin beragam menyebabkan perusahaan harus mengelola keragaman tersebut menjadi lebih efektif. Perkembangan teknologi informasi yang terjadi memang menjadi dorongan kuat bagi organisasi untuk berubah apabila perusahaa tidak mengikuti perkembangan teknologi informasi, maka perusahaan akan tertinggal dengan perusahaan lain. Sedangka tekanan sosial dan polotik yang terjadi membuat perusahaan harus berpikir secara lebih global utnuk mencari peluang baru guna mencapai kesuksesan.

Dorongan-dorongan untuk melakukan perubahan tersebut menyadarkan perusahaan untuk melakukan perubahan . banyak perusahaan yang mengalami kebangkrutan dan pada aakhirnya tutup dikarenakan tidak mau berubah.

Pasar global merupakan kegiatan yang yang bertujuan untuk memajukan Negara. Adanya pasar global bertujuan untuk menyejahterakan masyarakat luas dan lebih merata. Pasar global adalah pilihan strategis yang menarik bagi perusahaan, akan tetapi bukanlah sumber daya strategis satu-satunya. Faktanya, untuk banyak perusahaan, yang mampu bersaing dengan sukses di pasar global sekalipun, adalah penting bagi mereka untuk tetap memperhatikan pasar domestik. Negara yang masuk kedalam pasar global tersebut bisa tidak bisa harus menghadapi sebuah kompetisi atau persaingan. Dengan demikian, perusahaan-perusahaan diseluruh dunia ditantang untuk menjadi lebih bersaing secara strategis dalam pasar domestic mereka. Bagaimanapun, karena patokan untuk bersaing secara strategis berhubungan drngan standard global, perusahaan yang meningkatkan kemampuan untuk persaingan domestic secara bersamaan ikut pula meningkatkan daya bersaing global mereka. Didalam usaha-usaha dalam menghadapi persaingan pasar global tersebut, semakin maksimal usaha yang dilakukan, maka semakin besar pula daya saing yang akan dihadapi. Dengan keadaan tersebut, terdapat dua kemungkinan yang akan dialami oleh suatu Negara, yaitu menjadi perusahaan yang tumbang dan terkapar atau menjadi perusahaan yang akan semakin maju dan berkembang. Dengan persaingan tersebut, maka suatu Negara membutuhkan sebuah Strategi yang dapat menyongsong kemajuan Negara. Karena Negara yang tidak memiliki kesiapan strategi dan mampu bersaing dalam menghadapi pasar global tersebut, akan tergerus dan terpinggirkan. Strategi yang dapat dilakukan dalam menghadapi persaingan pasar global yaitu dalam bidang harga, produk, pemasaran, dan strategi lainnya.

informasi makin menjadikan persaingan turbulen. Hal ini tentu saja menimbulkan sebuah kondisi di mana masing- masing perusahaan bersaing ketat dalam mengembangkan berbagai jenis produk, meningkatkan kualitas produk ataupun dalam proses pemasaran produk.Namun dalam persaingan yang semakin ketat, tidak jarang pula timbul persaingan yang tidak sehat tersebut tentu saja akan menimbulkan kuragian bagi perusahaan – perusahaan yang bersangkutan, dan untuk mengatasinya di perlukan suatu kerjasama yang saling mengguntungkan. Salah satu bentuk kerjasama yang dapat di tempuh adalah dengan menggabungkan dua perusahaan atau lebih , baik yang sejenis maupun tidak sejenis menjadi satu dan juga kemyataan menunjukkan bahwa banyak diantaranya perusahaan yang menjalankan usaha berhasil mencapai tujuan secara efektif dan efisien sesuai denagn rencana yang telah di proyeksikan dan begitu pula tidak sedikit terdapat kasus salah urus (mismanagemenr) yang mengganggu stabilitas kelangsungan hidup perusahaan. .
Peta persaingan dan tentunya pola pikir dari setiap karyawan dan manajemen termasuk pemilik harus selaras dengan kebutuhan perubahan perusahaan karena faktor eksternal. Tiap perusahaan berkepentingan memetakan peta persaingan dan perubahan dalam persaingan yang dimilikinya . Untuk mengingatkan perlunya kesadaran mendalam dan menyeluruh dimulai dari pemilik atau manajemen puncak, maka kita perhatikan produk-produk China yang membanjiri hampir semua sektor.Pola mereka sama dengan Jepang dan Taiwan pada awal mula mereka masuk pasar global dengan harga murah meskipun produknya banyak di-complain. Tapi ingat, mereka pasti menaikkan mutu produk untuk membangun kepercayaan setelah 'harga murah' menjadi jurus pemasaran pertama mereka dan tentunya mereka akan juga membangun after sales service produk mereka melalui distribution network yang harus mereka miliki baik dibangun sendiri atau kerjasama dengan mitra lokal untuk menunjang after sales service.Salah satu faktor keberhasilan China menjadi dapur dunia adalah karena faktor mentalitas dan motivasi kerja yang luar biasa sehingga mereka mempunyai produktivitas kerja yang tinggi.Mereka bekerja bukan diukur oleh jam kerja melainkan oleh output yang harus mereka hasilkan.

III. Mengatasi perubahan dengan pengelolaan
Mengelola perubahan merupakan hal yang harus dilakukan oleh pemimpin agar perubahan yang telah direncanakan dapat berhasil sehingga mampu meningkatkan produktivitas perusahaan. Salah satu permasalahan yang sering muncul pada proses perubahan adalah adanya penolakan terhadap perubahan (resistent to change). Di sinilah peran pemimpin diperlukan untuk meyakinkan dan memotivasi para karyawan untuk melakukan perubahan. Cummings & Worley (2005) mengemukakan bahwa pengelolaan perubahan terfokus pada pengidentifikasian sumber-sumber penolakan terhadap perubahan dan mencari cara bagaimana penolakan penolakan tadi dapat diselesaikan. Penolakan terhadap perubahan merupakan fenomena yang timbul dalam Yukl (2002) menjelaskan bebrapa hal yang menyebabkan penolakan, yaitu:
Ketidakpercayaan kepada orang yang mengusulkan perubahan. Halini akan menyebabkan efekyang bear terhadap sumber penolakan yang lain.
Kepercayaan bahwa perubahan tidak diperlukan. Apabila orang-orang dlam organisasi merasakan bahwa cara yang selama ini mereka gunakan sudah baik, maka adanya rencana perubahan akan membuat mereka menolaknya.
Kepercayaa bahwa perubahan tidak dapat dilakukan. Proses perubahan yang akan dilakukan membutuhkan usaha yan gbesar, sehingga perubahan yang radikal menyebabkan orangmeragukan keberhasilan perubahan.
Ancaman ekonomi. Perubahan yang akan dilakukan membuat karyawan merasa terancam dar segi ekonomi, misalnya perubahan dapat menyebabkan kehilangan pemutusan hubungan kerja (PHK) atau penggantian manusia dengan teknologi informasi, sehingga mereka kehilangan pekerjaan.
Perubahan biasanya berbiaya tinggi. Walaupun perubahan biasanya membawa keuntungan besar bagi perusahaan, tetapi besarnya biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan membuat perusahaan berpikir lebih mendalam sebelum menentukan utnuk melakukan perubahan.
Ketakuatan kegagalan individu. Apabila orang-orang dalam organisasi sudah terbiasa dengan cara lama, maka rencana perubahan membuat mereka takut, jika menggunakan metode yang baru.
Kehilangan status dan kekuasaan. Perubahan-perubahan besar dalam organisasi dapat menyebabkan beberpa orang merasa terancam kehilangan kekuasaan dan status akibat adanya perubahan.
Penolakan akan pengaruh. Ada beberapa orang yang menolak untuk berubah karena mereka tidak mau dikontrol oleh orang lain.

Stephen P. Robbins dalam bukunya Organizational Behavior mengusulkan 6 (enam) strategi yang bisa dipakai untuk mengatasi Resistensi perubahan :

1. Pendidikan dan Komunikasi :

Berikan penjelasan secara tuntas tentang latar belakang, tujuan, akibat, dari diadakannya perubahan kepada semua pihak. Komunikasikan dalam berbagai macam bentuk. Ceramah, diskusi, laporan, presentasi, dan bentuk-bentuk lainnya.

2. Partisipasi :

Ajak serta semua pihak untuk mengambil keputusan. Pimpinan hanya bertindak sebagai fasilitator dan motivator. Biarkan anggota organisasi yang mengambil keputusan.

3. Memberikan kemudahan dan dukungan :

Jika pegawai takut atau cemas, lakukan konsultasi atau bahkan terapi. Beri pelatihan-pelatihan. Memang memakan waktu, namun akan mengurangi tingkat penolakan.

4. Negosiasi :

Cara lain yang juga bisa dilakukan adalah melakukan negosiasi dengan pihak-pihak yang menentang perubahan. Cara ini bisa dilakukan jika yang menentang mempunyai kekuatan yang tidak kecil. Misalnya dengan serikat pekerja. Tawarkan alternatif yang bisa memenuhi keinginan mereka.

5. Manipulasi dan Kooptasi :

Manipulasi adalah menutupi kondisi yang sesungguhnya. Misalnya memelintir (twisting) fakta agar tampak lebih menarik, tidak mengutarakan hal yang negatif, sebarkan rumor, dan lain sebagainya. Kooptasi dilakukan dengan cara memberikan kedudukan penting kepada pimpinan penentang perubahan dalam mengambil keputusan.

6. Paksaan :

Strategi terakhir adalah paksaan. Berikan ancaman dan jatuhkan hukuman bagi siapapun yang menentang dilakukannya perubahan.

IV. Strategi perusahaan menghadapi perubahan yang berkelanjutan
Berbicara tentang kata “strategi” pada mulanya hanya berkaitan dengan lingkungan militer yaitu pada saat terjadinya peperangan. Strategi selalu melekat pada seorang komandan dalam menghadapi musuh-musuhnya agar mencapai kemenangan. Namun ada yang berpendapat bahwa strategi adalah seni. Potter (1998) dalam Sagala (2004:227) mengatakan strategi sebagai suatu seni dan ilmu dari pembuatan formulating), (penerapan (implementing), dan evaluasi (evaluating) keputusan-keputusan strategis antar fungsi yang memungkinkan sebuah organisasi mencapai tujuan-tujuan dimasa mendatang. Beberapa pakar mendefinisikan strategi dengan penekanan-penekanan yang berbeda. Menurut Stuart Wells (1998:53) Strategi adalah ilmu perencanaan dan penugasan operasi militer dalam skala besar, khususnya kekuatan maneuver untuk mendapatkan posisi yang menguntungkan dalam berhadapan dengan musuh.

Nanang Fattah & H. Mohammad Ali. (2008:2.37) mendefinisikan strategi sebagai pemikiran secara konseptual, realistis dan komprehensih tentang langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Chandler dalam J. Salusu (2004:88) menyebutkan strategi sebagai suatu penetapan dari tujuan dan sasaran jangka panjang suatu organisasi serta penggunaan serangkaian tindakan dan alokasi sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Kenichi Ohmae. (1982:91) mendefinisikan strategi sebagai upaya organisasi untuk membedakan dirinya secara positif dari para pesaingnya dengan menggunakan kekuatan organisasi untuk dapat memenuhi pelanggan dengan lebih baik.

Learned, Christensen, Andrews, dan Guth dalam J. Salusu (2004:90) mengangga strategi sebagai pola tujuan, maksud, sasaran, dan kebijaksanaan umum serta rencana-rencana untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. Sedangkan J. Salusu (2004:101) mendefinisikan strategi sebagai suatu seni menggunakan kecakapan dan sumber daya suatu organisasi untuk mencapai sasarannya melalui hubungannya yang efektif dengan lingkungan dalam kondisi yang paling menguntungkan.

Jenis-jenis Strategi

Menurut David (2004:231) strategi dapat dibedakan atas 5 jenis, yaitu sebagai berikut :

1. Strategi Integrasi.

Integrasi ke depan, integrasi ke belakang, integrasi horizontal kadang semuanya disebut sebagai integrasi vertikal. Strategi integrasi vertikal memungkinkan perusahaan dapat mengendalikan para distributor, pemasok, dan / atau pesaing.

2. Strategi Intensif.

Penetrasi pasar, dan pengembangan produk kadang disebut sebagai strategi intensif karena semuanya memerlukan usaha-usaha intensif jika posisi persaingan perusahaan dengan produk yang ada hendak ditingkatkan.

3. Strategi Diversifikasi.

Terdapat tiga jenis strategi diversifikasi, yaitu diversifikasi konsentrik, horizontal, dan konglomerat. Menambah produk atau jasa baru, namun masih terkait biasanya disebut diversifikasi konsentrik. Menambah produk atau jasa baru yang tidak terkait untuk pelanggan yang sudah ada disebut diversifikasi horizontal. Menambah produk atau jasa baru yang tidak disebut diversifikasi konglomerat.

4. Strategi Defensif.

Disamping strategi integrative, intensif, dan diversifikasi, organisasi juga dapat menjalankan strategi rasionalisasi biaya, divestasi, atau likuidasi. Rasionalisasi Biaya, terjadi ketika suatu organisasi melakukan restrukturisasi melalui penghematan biaya dan aset untuk meningkatkan kembali penjualan dan laba yang sedang menurun. Kadang disebut sebagai strategi berbalik (turnaround) atau reorganisasi, rasionalisasi biaya dirancang untuk memperkuat kompetensi pembeda dasar organisasi. Selama proses rasionalisasi biaya, perencana strategi bekerja dengan sumber daya terbatas dan menghadapi tekanan dari para pemegang saham, karyawan dan media.

5. Strategi Umum Michael Porter.

Menurut Porter, ada tiga landasan strategi yang dapat membantu organisasi memperoleh keunggulan kompetitif, yaitu keunggulan biaya, diferensiasi, dan fokus. Porter menamakan ketiganya strategi umum. Keunggulan biaya menekankan pada pembuatan produk standar dengan biaya per unit sangat rendah untuk konsumen yang peka terhadap perubahan harga. Diferensiasi adalah strategi dengan tujuan membuat produk dan menyediakan jasa yang dianggap unik di seluruh industri dan ditujukan kepada konsumen yang relatif tidak terlalu peduli terhadap perubahan harga. Fokus berarti membuat produk dan menyediakan jasa yang memenuhi keperluan sejumlah kelompok kecil konsumen.

Strategi Manajemen Perubahan

Ada beberapa jenis strategi manajemen perubahan untuk menghadapi perubahan. Jenis-jenis strategi manajemen perubahan antara lain adalah :

1. Political strategy : Pemahaman mengenai struktur kekuasaan yang terdapat dalam sistem sosial.
2. Economic Strategy : Pemahaman dalam memegang posisi pengaturan sumber ekonomik, yaitu memegang posisi kunci dalam proses perubahan berencana.
3. Academic Strategy : Pemahaman bahwa setiap manusia itu rasional, yaitu setiap orang sebenarnya akan bisa menerima perubahan, manakala kepadanya disodorkan data yg dapat diterima oleh akal sehat (Rasio).
4. Enginering Strategy : Pemahaman bahwa setiap perubahan menyangkut setiap manusia.
5. Military Strategy : Pemahaman bahwa perubahan dapat dilakukan dengan kekerasan/ paksaan.
6. Confrontation Strategy : Pemahaman jika suatu tindakan bisa menimbulkan kemarahan seseorang, maka orang tersebut akan berubah.
7. Applied behavioral science Model : Pemahaman terhadap Ilmu perilaku.
8. Followship Strategy : Pemahaman bahwa perubahan itu dapat dilakukan itu dapat dilakukan dengan mengembangkan prinsip kepengikutan.